¿Por qué es importante la adopción en office 365?

Hacer una implantación de Office 365 solo desde el punto de vista de la tecnología hará que tus usuarios acaben mareados y sin sacarle partido a las nuevas herramientas. Te recomiendo leer este artículo si quieres saber que es la adopción y como se tiene que gestionar un cambio, porque de eso va realmente la implantación de una solución completa de productividad en la nube.

Introducción

Desde hace unos años y a raíz del boom que ha supuesto la implantación de Office 365 (y Microsoft 365) por parte de la empresa, escucho a mucha gente hablando de la Adopción.

Al principio no me parecía más que otra moda metodológica de nuestro sector IT que tan bien le sientan y que tan rentables son pero me di cuenta que es algo que ha venido a cambiar la forma de hacer IT y que va a quedarse.

¿Quieres saber por qué? Pues sigue leyendo este artículo 😉

La cara humana de la Transformación Digital

En mi carrera profesional, llevo muchos años dedicados a entornos de productividad y colaboración empresarial. Siempre veo como los usuarios al final siguen utilizando un gestor documental avanzado como Sharepoint de la misma forma que llevan utilizando las carpetas compartidas de toda la vida y no como una herramienta que ofrece infinitas más posibilidades.

El cerebro siempre nos empuja a hacer lo mismo que llevamos haciendo en los últimos años y se resiste al cambio. Y ahí radica el problema. Implantar la tecnología es un prerequisito, pero no soluciona este problema.

Para mitigar este punto precisamente, existen metodologías de Gestión del cambio que nos ayudan a implantar nuevos proyectos y cualquier tipo de cambio en organizaciones complejas donde conseguir que todos los empleados al unísono cambien su forma de trabajar no es algo sencillo.

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En el caso de implementaciones de Office 365 nos vamos a basar en PROSCI (www.prosci.com) principalmente porque es esta metodología la que Microsoft ha elegido como marco de referencia principal y ha integrado con la implantación tecnológica.

PROSCI tiene un framework de trabajo llamado ADKAR que son las siglas de los diferentes pasos secuenciales que hay que dar para implantar un cambio de forma exitosa:

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1.     Awareness: Comunicar el cambio y por qué queremos realizarlo

2.     Desire: Crear deseo de cambio en las personas afectadas para minimizar la resistencia

3.     Knowledge: Dotar del conocimiento necesario a los actores involucrados en el cambio

4.     Action: Dar un entorno y herramientas que permitan al actor ejecutar comodamente el cambio

5.     Reinforcement: Medir y reforzar el cambio para que sea sostenido en el tiempo

A través de estas diferentes fases gestionamos el cambio que queremos conseguir en la empresa. Adaptándolo a lo que conlleva un cambio tecnológico hacia herramientas modernas de colaboración conseguiremos el cambio de hábitos para que los usuarios saquen jugo a Office 365.

¿Y en que consiste a grandes rasgos este cambio? Lo vamos a ver a continuación.

¿Qué es un Digital Workplace?

Lo podemos llamar de diferentes formas y veremos en el sector cómo se utilizan diferentes términos en inglés y español:

·       Digital Workplace

·       Modern Workplace

·       Teamwork

·       Puesto de trabajo digital

·       Escritorio digital

En cualquier caso, de lo que se trata es de que los empleados de nuestra empresa tengan herramientas digitales que les permita trabajar de forma moderna, con al menos las siguientes ventajas y características:

  • Todos sus datos están seguros en la nube y no dependen de un aparato físico como un PC o un disco duro.
  • Los datos de trabajo son accesibles desde cualquier lugar. Desde un movil o un PC en cualquier país o sitio del mundo con acceso a internet.
  • Puedo colaborar con los demás al mismo tiempo en los datos de trabajo de forma sencilla y avanzada
  • Hay herramientas de productividad tanto personales (mis tareas, correos,…) como otras enfocadas al trabajo en equipo (proyectos, buzones compartidos,…).
  • Puedo comunicarme remotamente con el resto del equipo. Estas herramientas facilitan el trabajo con compañeros que no estan fisicamente en el mismo espacio. Personal en paises u oficinas diferentes, trabajo flexible desde casa, etc…

Como veis el objetivo principal es que mi puesto de trabajo ya no depende de ir a la oficina o conectarme a los servidores por una VPN. Ahora todo lo que necesito para trabajar, solo o en equipo, es una conexión a internet. Y con mayor seguridad y funcionalidades que antes.

Cómo hacer una correcta adopción de Office 365

Adoptar es gestionar el cambio y gracias a una metodología de gestión de cambios como PROSCI alineada con la implantación tecnológica es garantía total de una evolución sustancial en la forma de trabajar de una organización.

Se trata de coger el modelo ADKAR y llenarlo de contenido y de tareas específicas de Digital Workplace con tecnologías Office 365.

Mis recomendaciones principales que no debéis pasar por alto a la hora de encarar este proyecto:

  1. Empezar involucrando a las personas necesarias (dirección ejecutiva y champions) y hablando de objetivos de negocio. Uniendo este proyecto a objetivos globales de la empresa es lo ideal. Por ejemplo transformación digital, modernización, eficiencia, etc…
  2. Elegir bien los escenarios empresariales, combinando los más genéricos (reuniones remotas por ejemplo) a específicos de la empresa (aprobación de vacaciones). El escenario es la clave. Y debe solucionar problemas específicos de los empleados. Facilitarles su día a día. Para ello hay que hacer antes un Workforce analysis o analizar los diferentes roles y cómo trabajan en su día a día.
  3. Sin reforzar bien la parte de “Desire” del modelo el usuario no va a estar motivado al cambio y seguirá haciendo todo igual. Es así de sencillo y complejo a la vez.
  4. El Setup es fundamental para la adopción. Huír de implantaciones demasiado genericas. Contar al usuario lo que hay específicamente para tu empresa para que no se sientan perdidos. ¿Dónde está la intranet? ¿Para qué se usa cada herramienta?¿En qué sitios pueden encontrar qué información?¿Qué tienen que hacer para solicitar un Sharepoint?¿Y un Teams?
  5. Fundamental el gobierno IT. Decidir bien los procedimientos que necesita tu empresa o correremos el riesgo de generar frustración en el usuario.
  6. Medir con KPIs de uso y otros para sostener en el tiempo. Hacer acciones periódicas después del proyecto para mantener el interés
  7. Huír del training genérico y largo. Eso solo marea a la gente. Hacer un plan de formación enfocado al uso que le va a dar el usuario. Los Champions pueden recibir formación más completa.

En Resumen

Office 365 es una plataforma con muchísimas funcionalidades, pero la tecnología no es un fín, sino un medio para conseguir objetivos empresariales.

Implantar Office 365 teniendo objetivos de negocio es clave y es un éxito mucho más profundo que simplemente mover correos a la nube. Pensemos en grande y centrémonos en conseguir que las empresas sean más modernas y ágiles.

Unamos el cambio que el humano necesita para que la tecnología realmente suponga un cambio significativo.

Recursos Útiles

PROSCI:

https://www.prosci.com/

Recursos de Adopción Microsoft 365:

https://resources.techcommunity.microsoft.com/adoption/

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